CRM de pádel para gestionar y retener jugadores

El CRM de SmashClub es la lista de jugadores que hay detrás de la app de tu club: cada jugador que se registra en tu app o portal web, más el historial de reservas que llega desde tu plataforma de reservas, en un solo lugar. Sobre ella se construyen los segmentos, las campañas por email, los mensajes push y de WhatsApp y las pantallas de Insights. Está hecho para quien gestiona el club cada día, no para un equipo comercial.

Qué datos obtienes y de dónde vienen

Tres fuentes alimentan el perfil de un jugador. Saber cuál es cuál te dice qué verás el primer día y qué irá creciendo con el tiempo.

De la integración con la plataforma de reservas

Con la integración de Playtomic, las reservas de un jugador llegan a SmashClub: reservas pasadas y futuras, tipo de reserva (reserva normal, partido abierto, clase, torneo, liga), la parte del jugador en los ingresos de la reserva, con quién jugó, su nivel de pádel en Playtomic y el consentimiento de comunicaciones que dio en Playtomic. Los jugadores aparecen en tu lista a partir de su historial de reservas, antes incluso de abrir tu app. Cuando se registran, la cuenta se empareja con su perfil de Playtomic por email (un teléfono coincidente ayuda); si no hay una coincidencia clara, el jugador la vincula en dos toques. Hasta entonces, las reservas y los puntos por reservas no se muestran en ese perfil.

Del registro en tu app o portal

Nombre, email y, opcionalmente, teléfono; género; aceptación de tus términos y exención de responsabilidad, registrada en el perfil; plan de membresía (todos empiezan en tu plan Basic gratuito); puntos de recompensa ganados y gastados; eventos a los que se ha apuntado; check-ins en el club; inscripciones en la academia junior hechas por un padre o madre. Estos datos existen en todos los clubes, con o sin integración de reservas.

Depende del consentimiento

Si puedes enviar emails o mensajes a un jugador. SmashClub guarda una marca de consentimiento de comunicaciones de tu app y, si está conectada, la de Playtomic. Las campañas solo llegan a la audiencia de entrega: jugadores con una dirección válida que no se han dado de baja. Un jugador puede estar en tu lista y aun así quedar fuera del marketing; el CRM te muestra ambas cifras antes de enviar.

Tres cosas que hace un gestor de club con él

1. Encontrar a los jugadores que dejaron de venir

Pantalla: Customers, segmento Churn risk. Lista a los jugadores con tres o más reservas hace entre 30 y 90 días, ninguna en los últimos 30 días y nada previsto.

Acción: abre Campaigns, elige el segmento y envía un email con un motivo concreto para volver: el Americano de esta semana, un evento con acceso anticipado para socios, una recompensa que pueden canjear con los puntos que ya tienen. Las notificaciones push y WhatsApp también están disponibles como canales.

Qué consigues: llegas a estos jugadores mientras todavía se consideran jugadores de tu club, en lugar de darte cuenta en las cifras anuales. Cuántos vuelven depende de la oferta y del club; el CRM te da la lista y el canal, no un porcentaje garantizado.

2. Saber quién es tu núcleo activo

Pantalla: segmentos Top 5% revenue, Social stars (los jugadores con mayor variedad de compañeros) y Paid membership; la pestaña Insights muestra el embudo de activación desde la primera reserva hasta jugador habitual semanal y una tabla de retención por cohortes de 12 semanas.

Acción: invita al núcleo a un evento solo para socios, dales acceso anticipado, concede puntos por una reseña o una recomendación, o simplemente salúdalos por su nombre en recepción. Los Social stars son quienes traen a otros: cuando uno se aleja, sus compañeros suelen seguirle.

Qué consigues: una lista corta y con nombres de los jugadores sobre los que realmente se sostienen tus ingresos, actualizada automáticamente a medida que entran reservas.

3. Crear un grupo para la oferta que encaja

Pantalla: Customers, nuevo segmento con tus propias condiciones: reservas en los últimos 60 días, nivel de Playtomic entre 3.0 y 4.0, sin membresía de pago, más de 1.000 puntos por gastar, género, consentimiento. Las condiciones se combinan con Y; los segmentos guardados se actualizan solos.

Acción: envía la oferta que encaja con el grupo: un Americano de su nivel, el plan de membresía que les compensa con su frecuencia de reservas, un recordatorio de recompensas a quienes acumulan puntos sin usar. Exporta el segmento en CSV si prefieres trabajar la lista por teléfono.

Qué consigues: menos mensajes y cada uno relevante. El mismo segmento alimenta Klaviyo si tienes flujos automáticos allí.

Qué incluye el CRM

• Lista de socios con búsqueda, plan de membresía, última reserva, puntos de recompensa y compañeros de juego; vista por jugador con reservas, actividad de puntos y membresía.
• Seis segmentos predefinidos: Communications consent, Paid membership, Churn risk, Social stars, Top 5% revenue, Points to spend. Más los tuyos, por reservas, ingresos, plan, puntos, compañeros, nivel, género, consentimiento e inscripción en la academia.
• Campañas por email a un segmento desde tu propio dominio y con tu marca: texto enriquecido, imagen de cabecera, botón, envío de prueba, resultados de entrega por destinatario. No hay seguimiento de aperturas ni clics en la consola; para eso, conecta Klaviyo.
• Notificaciones push y WhatsApp como canales adicionales, que activamos para tu club a petición.
• Insights: distribución por género y nivel de juego, grafo social de quién juega con quién, ingresos por tipo de reserva, embudo de activación y retención por cohortes de 12 semanas.
• Acciones sobre un jugador: asignar o cambiar una membresía, conceder puntos, entregar una recompensa, revisar una solicitud de membresía, ver check-ins.
• Exportación y sincronización: exportación CSV de cualquier segmento; eventos de membresía, puntos, reservas y check-ins enviados a Klaviyo.

Cómo se pone en marcha y los límites de la integración

1. Conectar la plataforma de reservas. Playtomic: el club facilita su acceso API y nosotros lo conectamos. Playbypoint también está operativo. Para otros sistemas (MATCHi, Matchpoint, herramientas propias) la integración depende de la API que ofrezca ese sistema; confirmamos qué es posible para tu club antes de firmar, no después.
2. Configurar el club. Stripe para los pagos, planes de membresía, reglas de puntos, tu marca en la app y el portal. Un club está operativo en 1-2 días laborables.
3. Los jugadores se unen. Con el código QR en recepción o un enlace de alta; quienes ya reservaban se emparejan por email al registrarse.
4. Los datos se completan. El historial de reservas y los segmentos se llenan desde la integración; membresía, puntos y consentimiento desde tu app. Insights necesita unas semanas de reservas antes de que cohortes y embudos digan algo útil.

Qué añade SmashClub junto a tu plataforma de reservas

Tu plataforma de reservas es donde se venden y se cobran las pistas, y hace bien ese trabajo. Lo que un club rara vez tiene allí es su propia visión del jugador a lo largo del tiempo: quién se está alejando, quién mantiene unida la comunidad, quién está listo para una membresía. SmashClub añade esa capa con tu propia marca, sin sustituir nada:

• una sola lista de jugadores que une reservas, membresía, puntos, eventos y consentimiento;
• segmentos basados en el comportamiento de juego, no en etiquetas manuales;
• tu propio canal hacia el jugador: app, portal, email, push, WhatsApp;
• las pantallas de Insights: demografía, grafo social, ingresos, cohortes;
• la misma configuración si algún día cambias de sistema de reservas: la app, los socios y los puntos se quedan, solo cambia la fuente de reservas.

Algunas plataformas de reservas ofrecen partes de esto dentro de su propio producto. La diferencia está en dónde vive y a quién pertenece. En SmashClub la app, los datos y la relación con el socio llevan el nombre de tu club, y el CRM funciona igual para un club en Playtomic, en Playbypoint o en ambos.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos registra el CRM de SmashClub?

Historial y tipo de reservas desde tu plataforma de reservas, quién juega con quién, nivel de pádel en Playtomic, parte de los ingresos por reservas, plan de membresía y su origen, puntos de recompensa ganados y gastados, eventos, check-ins, inscripciones en la academia junior y consentimiento de comunicaciones. Los datos básicos del perfil vienen del registro del jugador en tu app o portal.

¿Tengo que introducir los datos de los jugadores a mano?

No. Los jugadores introducen sus propios datos al registrarse y la integración de reservas añade sus reservas. El equipo puede seguir asignando membresías o puntos a mano cuando haga falta, por ejemplo para un socio antiguo.

¿Cómo ayuda el CRM a la retención?

Te muestra quién se está alejando antes de perderlo (segmento Churn risk), quién es tu núcleo (Top 5% revenue, Social stars) y cómo los jugadores nuevos se convierten en habituales (embudo de activación, tabla de cohortes). Sobre eso actúas con campañas, eventos, recompensas y membresías. Es una herramienta para un contacto oportuno y dirigido; el resultado depende de lo que ofrezcas y de cómo funcione tu club.

¿Qué plataformas de reservas están soportadas?

Las integraciones con Playtomic y Playbypoint están operativas. Para otros sistemas comprobamos contigo la API disponible antes de comprometernos. Un club sin integración tiene igualmente todo el CRM para lo que ocurre en su propia app: membresías, puntos, eventos, check-ins y consentimiento.

¿Los datos de los jugadores cumplen el RGPD?

El club es el propietario de los datos de sus jugadores y SmashClub aporta un contrato de encargo de tratamiento. La aceptación de términos y exención de responsabilidad se registra al darse de alta, el marketing solo llega a jugadores con consentimiento y los emails de campaña llevan un enlace de baja gestionado automáticamente.